Persónuverndarstefna

Verkalýðsfélag Suðurlands

 

Verkalýðsfélag Suðurlands leggur mikið upp úr því að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi þeirra persónuupplýsinga sem félagið safnar um félagsmenn sína og aðra. Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa félagsmenn um það hvernig félagið stendur að söfnun, skráningu, vinnslu, vistun og miðlun slíkra upplýsinga.

Stefna þessi nær til félagsmanna Verkalýðsfélags Suðurlands. Í stefnunni verður að jafnaði vísað til félagsmanna sem „þín“ og Verkalýðsfélagsins sem „okkar“ eða „félagsins“.

Ef þú hefur spurningar um hvort eða hvernig persónuverndarstefnan varðar þig getur þú haft samband við skrifstofu félagsins sem veita frekari upplýsingar.

 

Ábyrgðaraðili og persónuverndarfulltrúi

Ábyrgðaraðili að vinnslustarfsemi er Verkalýðsfélag Suðurlands kt. 540174-0599. Persónuverndarfulltrúi stéttarfélagsins er Birna Ketilsdóttir, birna@lmbmandat.is

 

1. gr. – Tilgangur persónuverndarstefnunnar

Félagið leggur sig fram við að virða réttindi félagsmanna og uppfylla persónuverndarlöggjöf í hvívetna. Persónuverndarstefna þessi er byggð á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög“), með síðari breytingum.

Með persónuverndarstefnu þessari er gerð grein fyrir því hvernig Verkalýðsfélag Suðurlands stendur að söfnun, skráningu, vinnslu og miðlun persónugreinanlegra upplýsinga um félagsmenn sína og einstaklinga sem heimsækja vefsíðu félagsins, www.vlfs.is, hvort sem persónuupplýsingar eru geymdar rafrænt, á pappír eða öðrum hætti.

Stefna þessi gildir um alla vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram innan félagsins.

2. gr. – Persónuupplýsingar

Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Ópersónugreinanleg eða nafnlaus gögn teljast því ekki persónuupplýsingar.

Vinnsla persónuupplýsinga tekur til allrar notkunar og meðferðar á persónuupplýsingum, s.s. söfnun, skráning, flokkun, geymsla, eyðing og miðlun.

3. gr. – Persónuupplýsingar sem félagið safnar og vinnur

Í tengslum við samskipti okkar kunnum við að safna eða vinna með ýmsar persónuupplýsingar um þig. Vinnsla og söfnun á persónuupplýsingum fer eftir eðli sambands þíns við félagið og kann að vera breytileg milli aðila.

Meðal þeirra upplýsinga sem félagið kann að vinna með eru:
• samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang;
• samskiptasaga;
• upplýsingar um atvinnurekanda
• upplýsingar um greiðslu iðgjalda í félagið og þar með upplýsingar um launakjör hans og upplýsingar um hvort annar en atvinnurekandi, s.s. Fæðingarorlofssjóður hafi greitt til félagsins vegna félagsmanns;
• bankaupplýsingar;
• hjúskaparstaða;
• upplýsingar um umsóknir eða um greiðslu sjúkradagpeninga og um styrki úr Sjúkrasjóði;
• upplýsingar um umsóknir í eða styrkveitingar úr sjóðum félagsins;
• upplýsingar um leigu orlofshúsa;
• upplýsingar um hvort félagsmaður hafi leitað liðsinnis stéttarfélagsins vegna kjaramáls;
• aðild að stéttarfélagi (viðkvæmar persónuupplýsingar).

Í þeim tilvikum sem félagsmenn þurft að leita liðsinnis okkar við tiltekin mál gæti félagið þurft að vinna með frekari persónuupplýsingar, s.s.:
• launaseðla;
• bankayfirlit;
• staðgreiðsluyfirlit;
• tímaskriftir;
• ráðningarsamninga og mögulega önnur gögn tengd ráðningarsambandi félagsmanns;
• heilsufarsupplýsingar;

Auk framangreindra upplýsinga, kann félagið jafnframt að safna og vinna aðrar upplýsingar sem þú lætur félaginu í té, s.s. upplýsingar um iðgjaldarasögu félagsmanna frá fyrra stéttarfélagi vegna umsókna í sjúkra- og eða menntasjóð og hvort félagsmenn hafi nýtt greiðslur þar, sem og aðrar upplýsingar sem nauðsynlegar eru hverju sinni.

Það athugast að þegar um er að ræða upplýsingar sem teljast viðkvæmar í skilningi persónuverndarlaga skal ávallt höfð sérstök aðgát við vinnslu þeirra.

Að meginstefnu til aflar félagið persónuupplýsinga beint frá þér. Hins vegar fær félagið upplýsingar frá atvinnurekanda þínum hvað varðar greiðslu iðgjalda. Komi til þess að öðrum persónuupplýsingum um þig verði aflað frá þriðja aðila mun félagið leitast við að upplýsa þig um slíkt, eftir því sem við á.

4. gr. – Tilgangur og grundvöllur vinnslu

Félagið vinnur persónuupplýsingar í þeim tilgangi að geta þjónustað félagsmenn sína og sinnt lögbundnu hlutverki samkvæmt lögum nr. 80/1938 um stéttarfélög og vinnudeilur, öðrum lögum og samþykktum félagsins. Vinnsla er þó takmörkuð við það sem nauðsynlegt er og viðeigandi hverju sinni.

Helsti grundvöllur vinnslu okkar á persónuupplýsingum þínum er byggt á samþykki þínu eða samningi við þig sem félagsmanns. Það á t.d. við um samskiptaupplýsingar þínar.

Þá kann að vera að persónuupplýsingum þínum sé safnað og að unnið sé með þær á grundvelli lagaskyldu sem hvílir á félaginu sem stéttarfélagi.

Meðal þeirrar þjónustu sem verkalýðsfélagið veitir félagsmönnum eru greiðslur úr sjúkra og- menntasjóðum og aðstoð í kjaramálum. Til þess að félaginu sé unnt að veita þessa þjónustu er mögulegt að það þurfi að vinna með ákveðnar nánar tilgreindar persónuupplýsingar sem teljast viðkvæmar í skilningi persónuverndarlaga, s.s. heilsufarsupplýsingar. Sú vinnsla byggir á samþykki félagsmanns eða samningi við hann sem félagsmanns, ásamt því að vera þáttur í starfsemi okkar sem lögbundins stéttarfélags.
Félagið kann einnig að vinna persónuupplýsingar til að uppfylla skyldu sína samkvæmt öðrum lögum, s.s. skattalögum eða lögum um bókhald.

Í þeim tilvikum sem söfnun og vinnsla persónuupplýsinga byggir á samþykki þínu, er þér alltaf heimilt að afturkalla samþykkið. Hafa má samband við skrifstofu okkar í tengslum við slíka afturköllun eða breytingu á innihaldi samþykkis.

Félagið skuldbindur sig til þess að vinnsla þess á persónuupplýsingum sé lögleg, sanngjörn og gagnsæ og að persónuupplýsingum sé aðeins safnað í skýrt tilgreindum, lögmætum og málefnalegum tilgangi og söfnun. Vinnsla félagsins skal ávallt vera nægjanleg, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er m.t.t. tilgangs vinnslunnar.

5. gr. – Persónuupplýsingar barna

Að meginstefnu til hvorki safnar, vinnur eða geymir félagið persónuupplýsingar um börn undir 13 ára aldri. Á því eru þó gerðar undantekningar þegar nauðsynlegt stendur til, s.s. til þess að hægt sé að greiða út bætur vegna veikinda, slyss eða andsláts.

6. gr. – Miðlun til þriðja aðila

Félagið kann að miðla persónuupplýsingum um þig til þriðja aðila vegna vinnu þeirra fyrir félagið. Persónuupplýsingum um þig gæti t.a.m. verið miðlað til aðila sem veita okkur lögfræðiráðgjöf eða sjá um upplýsingatækniþjónustu.

Persónuupplýsingum þínum kann að vera deilt með þriðja aðila að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna eða til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði. Afhending getur einnig verið nauðsynleg í neyðarástandi eða til að tryggja öryggi starfsmanna félagsins eða þriðja aðila.

Félagið mun ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins, nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar. Engin slík miðlun fer fram í dag en komi til þess mun félagið leitast við að upplýsa þig um það.

7. gr. – Öryggi persónuupplýsinga

Félagið leitast við að grípa til nauðsynlegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Dæmi um þær öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar að kerfum sem hafa að geyma upplýsingar um félagsmenn.

8. Varðveisla á persónuupplýsingum

Leitast er við að varðveita aðeins persónuupplýsingar svo lengi sem þörf krefur, m.t.t. tilgangs vinnslunnar.

Upplýsingar um iðgjaldssögu, þ.m.t. upplýsingar um greiðslur úr sjúkrasjóðum, og aðstoð félagsins í kjaramálum, falla þó ekki undir þá meginreglu. Upplýsinga sem aflað er í tengslum við kjaramál, s.s. launaseðlar og heilsufarsupplýsingar, verður þó að jafnaði eytt í samræmi við fyrrgreinda meginreglu.

Þær upplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru, á grundvelli lagaskyldu, varðveitt í sjö ár.

 

9. gr. – Réttindi þín

Þú átt rétt á því að fá aðgang af þeim persónuupplýsingum sem félagið vinnur um þig og upplýsingar um vinnsluna. Í ákveðnum tilvikum átt þú rétt á því að fá afrit af þeim upplýsingum. Séu persónuupplýsingar þínar rangar eða óáreiðanlegar, átt þú rétt á því að þær verði leiðréttar. Þá kann að vera að þú eigir rétt á því að óska eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt eða vinnsla þeirra takmörkuð. Við ákveðnar aðstæður kannt þú jafnframt að eiga rétt á afriti á tölvutæku formi, af þeim upplýsingum sem þú hefur afhent félaginu.

Komi til þess að við vinnum persónuupplýsingar þínar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar eða almannahagsmunum, getur þú andmælt þeirri vinnslu.

Í þeim tilvikum sem vinnsla byggist á samþykki þínu getur þú ávallt afturkallað samþykkið.

Þau réttindi þín sem listuð eru hér eru þó ekki fortakslaus. Lög eða reglur kunna að heimila félaginu að hafna beiðni um nýtingu umræddra réttinda. Þá kann að vera að í sumum tilvikum sé félaginu það skylt.

Leitast er við að bregðast við beiðnum svo fljótt sem auðið er, í síðasta lagi innan mánaðar frá því þær berast félaginu. Umfangsmiklar eða flóknar beiðnir kunna þó að taka lengri tíma.

10. gr. – Fyrirspurnir, umsjón og eftirfylgni

Hafir þú hug á að nýta þér réttindi þín, sem lýst er í 9. gr. í persónuverndarstefnu þessari, hefur spurningar varðandi stefnuna eða vinnslu félagsins á persónuupplýsingum að öðru leyti bendum við þér á að hafa samband við skrifstofu félagsins sem mun leitast við að leiðbeina þér og svara fyrirspurnum þínum.

Skrifstofa Verkalýðsfélags Suðurlands
Suðurlandsvegur 3, 2. hæð
850 Hella
Sími: 487-5000

Formaður félagsins hefur umsjón með eftirfylgni þessarar persónuverndarstefnu hjá félaginu og má senda erindi tengd henni á gudrun@vlfs.is

Við bendum þér á að þú getur ávallt sent erindi til Persónuverndar ef þú ert ósátt/ur við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum.

11. gr. – Breytingar á persónuverndarstefnu

Persónuverndarstefnu þessari kann að vera breytt frá einum tíma til annars, í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á vinnslu félagsins á persónuupplýsingum. Allar breytingar á persónuverndarstefnunni verða tilkynntar þér með sama hætti og þessi stefna var kynnt.